Aplikasi Komputer 1 - Pertemuan 3 - Pemformatan Tingkat Dasar Tata Naskah Perkantoran

 

PEMFORMATAN TINGKAT DASAR TATA NASKAH PERKANTORAN

A.    Pengaturan Halaman (Page Setup)

Pengaturan halaman merupakan langkah awal wajib sebelum menyusun dokumen administrasi resmi guna memastikan dokumen tercetak presisi sesuai standar kertas kantor.

1.     Ukuran Kertas (Paper Size)

a.     A4 (21 cm x 29,7 cm)

Standar nasional & internasional untuk surat dinas, laporan, proposal, dan naskah akademik.

b.     Letter (21,59 cm x 27,94 cm)

Standar korespondensi beberapa entitas bisnis swasta/multinasional.

c.     Legal / F4 (21,59 cm x 35,56 cm / 21,5 cm x 33 cm)

Digunakan untuk dokumen hukum, akta, atau lembar lampiran resmi.

2.     Batas Margin (Margins)

a.     Standar Tata Naskah Dinas

1)    Top: 2,54 cm (1 inci)

2)    Bottom: 2,54 cm

3)    Left: 3 cm atau 4 cm (ruang penjilidan/arsip)

4)    Right: 2,54 cm atau 3 cm.

b.     Gutter & Gutter Position

Ruang tambahan pada tepi kiri atau atas dokumen yang dialokasikan khusus untuk jilid buku/laporan tanpa menutupi teks.

3.     Orientasi Halaman (Orientation)

a.     Portrait

Tampilan vertikal (standar naskah surat/laporan).

b.     Landscape

Tampilan horizontal (digunakan untuk tabel lebar, bagan organisasi, atau lampiran khusus).

B.    Tipografi Perkantoran (Typography)

Tipografi mengatur keterbacaan (readability) dan kesan profesional naskah dinas.

1.     Klasifikasi Jenis Huruf (Font Family)

a.     Serif (contoh: Times New Roman, Georgia)

Memiliki garis kait di ujung huruf. Memberikan kesan formal, klasik, dan resmi. Sangat umum digunakan pada surat dinas pemerintahan dan naskah hukum.

b.     Sans-Serif (contoh: Arial, Calibri, Helvetica)

Tanpa garis kait. Memberikan kesan modern, bersih, dan mudah dibaca di layar digital. Cocok untuk proposal bisnis dan korespondensi perusahaan swasta.

2.     Hirarki Ukuran Huruf (Font Hierarchy)

a.     Judul Kop Surat / Judul Dokumen:14 pt – 16 pt (Bold / Cetak Tebal)

b.     Sub-Judul / Heading: 12 pt – 13 pt (Bold)

c.     Isi Teks (Body Text): 11 pt – 12 pt (Regular / Normal)

d.     Catatan Kaki (Footnote) / Keterangan Gambar: 9 pt – 10 pt

3.     Gaya Penulisan (Font Styles & Effects)

a.     Bold (Ctrl+B)

Untuk penegasan judul, nomor surat, atau poin krusial.

b.     Italic (Ctrl+I)

Untuk istilah bahasa asing, kata serapan yang belum baku, atau kutipan.

c.     Underline (Ctrl+U)

Untuk perihal surat atau penegasan entitas tertentu.

C.    Pengaturan Paragraf & Spasi (Paragraph & Line Spacing)

1.     Rataan Paragraf (Alignment)

a.     Justify (Ctrl+J)

Rata kiri-kanan. Wajib digunakan pada isi surat resmi dan laporan agar tata letak naskah rapi dan simetris.

b.     Align Left (Ctrl+L)

Rata kiri. Digunakan pada blok alamat tujuan surat atau tanggal.

c.     Center (Ctrl+E)

Rata tengah. Digunakan untuk kepala surat (Kop Surat) dan judul utama.

2.     Spasi Antar-Baris (Line Spacing)

a.     Single (1.0)

Digunakan pada tabel, kop surat, dan surat dinas yang padat.

b.     Spasi 1.15

Standar korespondensi bisnis modern (seimbang dan nyaman dibaca).

c.     Spasi 1.5 Line

Standar draf laporan, makalah, dan tugas akhir akademik.

3.     Jarak Antar-Paragraf (Before & After Spacing)

Mengatur jarak vertikal sebelum (Before) dan sesudah (After) paragraf tanpa perlu menekan tombol Enter berkali-kali. Standar yang rapi adalah Before: 0 pt dan After: 6 pt atau 8 pt.

4.     Indentasi Paragraf (Indentation)

a.     First Line Indent

Menggeser baris pertama paragraf ke dalam (1 cm - 1,27 cm).

b.     Hanging Indent

Menggeser baris kedua dan seterusnya ke dalam (biasanya untuk daftar pustaka atau penomoran).

 

 

 

 

 

LEMBAR KERJA PRAKTIKUM (LKP 03)

Instuksi Tugas Praktik: Pembuatan Surat Dinas Resmi

1.     Pengaturan Halaman:

a.     Kertas: A4

b.     Margin: Top = 2,5 cm, Bottom = 2,5 cm, Left = 3 cm, Right = 2,5 cm

2.     Kop Surat (Header Perusahaan):

a.     Nama Instansi/Perusahaan: Font Times New Roman 14 pt, Bold, Rata Tengah.

b.     Alamat & Kontak: Font Times New Roman 10 pt, Regular, Rata Tengah.

c.     Beri garis pembatas tebal-tipis di bawah kop surat.

3.     Bagian Surat:

a.     Tanggal Surat: Rata kanan atau rata kiri sejajar.

b.     Nomor, Lampiran, Perihal: Rata kiri, format spasi Single (1.0).

c.     Alamat Tujuan: Rata kiri, format tebal pada nama penerima.

4.     Isi Surat:

a.     Font: Times New Roman 12 pt atau Arial 11 pt.

b.     Paragraf: Justify (Rata Kiri-Kanan).

c.     Line Spacing: 1.15.

d.     Spacing After: 6 pt (tanpa pemisah Enter ganda antar-paragraf).

e.     Istilah asing diisi dengan format Italic (Cetak Miring).

5.     Penyimpanan:

Simpan dokumen dengan format: [NIM]_[NamaMahasiswa]_LKP03_SuratDinas.docx dan export ke versi .pdf.