Komunikasi Bisnis - Pertemuan 4 - Perencanaan, Penulisan, dan Perbaikan Pesan Bisnis (Three-Step Writing Process & Pendekatan Direct/Indirect)

 


Perencanaan, Penulisan, dan Perbaikan Pesan Bisnis

(Three-Step Writing Process & Pendekatan Direct/Indirect)

A.    Proses Penulisan 3 Langkah (Three-Step Writing Process)

Proses penyusunan pesan bisnis profesional terdiri dari tiga tahapan utama agar pesan yang dihasilkan efisien, tepat sasaran, dan mudah dipahami oleh penerima:

1.     Tahap 1: Perencanaan (Planning) — Porsi Waktu ~50%

a.     Menganalisis Situasi

Menentukan tujuan spesifik pesan (purpose) dan menganalisis profil audiens (kebutuhan, tingkat pemahaman, dan ekspektasi mereka).

b.     Mengumpulkan Informasi

Mengumpulkan data, fakta, atau dokumen pendukung yang relevan.

c.     Memilih Media/Saluran

Menentukan saluran terbaik (surat resmi, email, memo, atau pesan instan bisnis).

d.     Mengorganisasikan Pesan

Mengelompokkan ide utama dan memilih struktur penyampaian (Direct vs Indirect Approach).

2.     Tahap 2: Penulisan (Writing) — Porsi Waktu ~25%

a.     Membangun Hubungan dengan Audiens

Menerapkan sikap berorientasi pada audiens (“You” Attitude), bersikap sopan, positif, serta etis.

b.     Membentuk Pesan (Drafting)

Memilih kata-kata yang kuat dan tepat (fokus pada kata kerja aktif) serta membangun paragraf yang padu dan koheren.

3.     Tahap 3: Penyempurnaan (Completing) — Porsi Waktu ~25%

a.     Merevisi (Revising)

Memeriksa kejelasan, keterbacaan (readability), dan kesesuaian nada bahasa.

b.     Mengecek Detail (Proofreading)

Memperbaiki kesalahan ejaan, tata bahasa, tanda baca, serta kerapian format.

c.     Mendistribusikan (Distributing)

Mengirimkan dokumen dalam format yang tepat (seperti dokumen terenkripsi atau lampiran PDF).

B.    Pendekatan Penyusunan Pesan: Direct vs Indirect Approach

Pemilihan pendekatan bergantung pada bagaimana audiens diperkirakan akan bereaksi terhadap pesan yang disampaikan:

Parameter

Pendekatan Langsung

(Direct Approach)

Pendekatan Tidak Langsung

(Indirect Approach)

Reaksi Audiens

Senang, netral, atau tertarik (Good News / Routine Massages).

Kecewa, menolak, atau tidak senang (Bad News / Persuasive Messages).

Struktur Urutan

1.     Gagasan Utama (Main Idea) langsung di awal.

2.     Rincian penjelasan/alasan pendukung.

3.     Penutup yang ramah dan apresiatif.

1.     Penyangga (Buffer) / Kalimat netral di awal.

2.     Alasan dan penjelasan logis.

3.     Gagasan utama / Keputusan (Bad News).

4.     Penutup bernada positif.

Contoh Penggunaan

Pengumuman kenaikan jabatan, persetujuan klaim, konfirmasi pesanan, memo internal rutin.

Penolakan lamaran kerja, penolakan klaim garansi, pengumuman kenaikan harga produk.

 

C.    Penerapan “You” Attitude dalam Penulisan Bisnis

Sikap berfokus pada audiens (“You” Attitude) adalah teknik menyampaikan pesan dengan menekankan sudut pandang, manfaat, dan kepentingan penerima, bukan kepentingan pengirim semata.

1.     Kurang Tepat (Berfokus pada Pengirim)

“Kami membutuhkan laporan penjualan ini dikirim sebelum jam 5 sore untuk arsip divisi kami.”

2.     Tepat (“You” Attitude)

“Dengan menyerahkan laporan penjualan sebelum pukul 17.00, Anda membantu tim memastikan pemrosesan bonus bulanan dapat selesai tepat waktu.”

 

 

 

LEMBAR KERJA MAHASISWA (LATIHAN DRAFTING TERBIMBING)

Latihan Studi Kasus: Restrukturisasi Jadwal Kerja Tim

Deskripsi Kasus:

Anda adalah Kepala Bagian Operasional di PT Tirta Mandiri. Direksi memutuskan untuk mengubah jam kerja operasional dari yang sebelumnya pukul 08.00–16.00 WITA menjadi pukul 08.30–16.30 WITA agar selaras dengan jam layanan mitra bisnis utama di wilayah Indonesia Barat. Perubahan ini berlaku efektif mulai minggu depan. Anda diminta menyusun Memo Internal Singkat kepada seluruh staf operasional.

Instruksi Tugas Kasus:

1.     Tentukan pendekatan pesan mana (Direct atau Indirect) yang paling sesuai untuk kasus ini dan jelaskan alasannya!

2.     Susunlah Memo Internal tersebut dengan mengaplikasikan Three-Step Writing Process serta prinsip “You” Attitude!

3.     Pastikan memo memuat 3 bagian struktur: Gagasan Utama, Rincian Alasan Pendukung, dan Penutup/Instruksi Tindak Lanjut!

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PUBLIK - TUGAS TERSTRUKTUR 1: ANALISIS SISTEM PADA INSTANSI/PERUSAHAAN MAGANG

Gambar
  TUGAS TERSTRUKTUR 1 ANALISIS SISTEM PADA INSTANSI/PERUSAHAAN MAGANG Mata Kuliah                 : Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sifat Tugas                   : Individu Waktu Pengumpulan   : Tanggal 03 Oktober 2026 A.     Deskripsi Tugas Sebagai mahasiswa yang sedang melaksanakan magang, Anda diminta untuk mengamati dan menganalisis salah satu aliran kerja ( workflow ) atau layanan yang ada di unit/bagian tempat Anda magang saat ini. Kaitkan hasil pengamatan Anda dengan konsep dasar sistem (Input - Proses - Output - Umpan Balik). B.     Petunjuk Pengerjaan Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dalam bentuk Laporan Ringkas (2–3 Halaman) dengan struktur: 1.      Profil Singkat Tempat Magang & Unit Kerja 2.      Nama instans...
Baca selengkapnya

Kebijakan Publik - Pertemuan 1 - Pengantar Kebijakan Publik

Gambar
PENGANTAR KEBIJAKAN PUBLIK A.     Pengertian dan Arti Kebijakan Publik Kebijakan publik ( public policy ) merupakan serangkaian tindakan terencana yang dibuat oleh lembaga atau pejabat pemerintah untuk memecahkan masalah publik atau mencapai tujuan tertentu demi kepentingan masyarakat. Beberapa Pandangan Tokoh: 1.      Thomas R. Dye (1981) : “ Public policy is whatever governments choose to do or not to do. ” (Kebijakan publik adalah apa pun yang dipilih pemerintah untuk dilakukan atau tidak dilakukan). 2.      James E. Anderson (1979) : Kebijakan publik adalah serangkaian tindakan berorientasi pada tujuan tertentu yang diikuti dan dilaksanakan oleh seorang aktor atau sekelompok aktor dalam menangani suatu masalah. B.     Kerangka dan Ruang Lingkup Kebijakan Publik Ruang lingkup kebijakan publik mencakup interaksi antara tiga komponen utama: 1.      Aktor Kebijakan a.   ...
Baca selengkapnya

Kebijakan Publik - Pertemuan 2 - Perumusan Masalah Kebijakan Publik

Gambar
  PERUMUSAN MASALAH KEBIJAKAN PUBLIK A.     Konsep Dasar Perumusan Masalah ( Problem Formulation / Agenda Setting ) Perumusan masalah merupakan tahap awal yang paling krusial dalam siklus kebijakan publik. Seringkali, pemerintah gagal menyelesaikan masalah bukan karena salah dalam implementasi, melainkan salah dalam mendefinisikan masalah publik yang sebenarnya ( Type III Error: solving the wrong problem ). 1.       Apa itu Masalah Publik? Kondisi atau situasi yang menghasilkan kebutuhan atau ketidakpuasan di kalangan masyarakat luas, yang di dalamnya menuntut adanya tindakan kolektif atau intervensi pemerintah. 2.       Tidak semua masalah pribadi atau kelompok kecil otomatis menjadi masalah publik; masalah harus memiliki dampak luas (public impact) agar masuk ke dalam agenda pemerintah (policy agenda). B.      Sifat-Sifat Masalah Publik Menurut para ahli analisis kebijakan, masalah pu...
Baca selengkapnya